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Quem tem um negócio, seja no marketing ou em qualquer outra área, já deve saber que ter altos níveis de produtividade no trabalho é essencial para ter sucesso.

Se você chegou aqui, provavelmente é porque sente que precisa ser mais produtivo ou precisa garantir que quem trabalha para você aumente a produtividade.

Para que isso aconteça, você precisa entender o verdadeiro sentido de produtividade. O primeiro passo é diferenciar produtividade de produção.

Produção é volume do que se produz. Para um fabricante de tapetes, por exemplo, é produzir o maior números de peças no menor espaço de tempo.

Produção é pegar ovos, farinha, manteiga e fermento e fazer um bolo. É juntar os ingredientes para transformá-los no produto final, pensando apenas no que fazer e não em como fazer.

Enquanto produção tem a ver com quantidade, produtividade está mais ligada a qualidade do que é produzido.

Produzir é sobre o que fazer, ser produtivo é sobre como fazer.

Produtividade tem a ver com melhorias e crescimento para a empresa. Uma pessoa que produz muito não é necessariamente uma pessoa produtiva.

Produtividade tem a ver com priorizar tarefas. É sobre ter eficiência: realizar uma meta com o mínimo de esforço, tempo e dinheiro. Exige comprometimento, estudo, planejamento.

As pessoas passam 80% do tempo fazendo atividades de pouco ou nenhum valor. Isso pode estar acontecendo com você e sua equipe sem que vocês percebam.

Digo mais: um brasileiro é tão produtivo quanto quatro americanos.

Ou seja, se você não seguir as dicas que separei neste artigo, pode estar gastando tempo e dinheiro sem necessidade.

10 Dicas para aumentar a produtividade na empresa:

1 – Você não precisa ser um workaholic

Costumes como chegar mais cedo e trabalhar além do horário na verdade fazem mal para a saúde física e mental e, por tabela, afetam a produtividade.

Colocar o trabalho acima de qualquer outra coisa, acordar e dormir pensando nas demandas não concluídas pode causar insônia, mau humor e até depressão.

Isso significa que você está viciado em trabalho e faz com que os outros campos da sua vida sejam prejudicados.

Uma coisa eu te digo: você não precisa sacrificar a sua vida para ser mais produtivo no trabalho. Isso é especialmente verdade para quem tem negócios digitais.

Quando eu e meu irmão Érico Rocha começamos a vender a Fórmula de Lançamento, a proposta era que você podia trabalhar de qualquer lugar do mundo e passar mais tempo com sua família.

Então, só pensar em trabalho não significa sucesso!

2 – Estar atolado de demandas não é ter mais produtividade

Imagine o seguinte: é segunda-feira, início do expediente.

Você abre a agenda de afazeres e tem tantas coisas ali que não faz ideia de por onde começar.

De algum modo, isso te dá orgulho porque você associa a lista enorme de tarefas com alta produtividade.

Mas deixa eu te contar uma coisa. Quando você tem coisa demais para fazer, não está sendo produtivo: está apenas ocupado.

Viver ocupado pode significar, inclusive, que você não está sabendo organizar seu tempo da forma mais eficiente.

As chances são que você vai acabar não fazendo nada direito. Minha dica é: não tente abraçar o mundo.

3 – Não viva para apagar incêndios

Sim, às vezes coisas inesperadas acontecem.

O e-mail apita com uma demanda urgente, ou o telefone toca com uma situação que não dá para esperar.

Mas, se o seu dia se basear em atender demandas que surgiram de última hora, o que você já tinha programado para fazer fica de lado.

Apagar incêndios não pode estar na sua lista de afazeres diários, ou seja, você já tem suas atribuições do dia-a-dia e precisa se manter atento a elas.

Senão, no final do dia ou da semana, você vai olhar para trás e ver que não produziu nada, apenas resolveu emergências.

4 – Fazer pausas é fundamental

Produtividade  Fazer pausas é fundamental

Eu nunca li O Iluminado de Stephen King, mas vi o filme baseado na obra, dirigido por Stanley Kubrick (filmaço, inclusive).

Uma das frases mais marcantes do longa é “All work and no play makes Jack a dull boy”. Essa frase é tão famosa que já vi até tatuagem dela.

Ela significa que, sem tempo de folga, você se torna uma pessoa ao mesmo tempo entediada e entediante. Ou, no caso do filme, mentalmente desequilibrado.

A verdade é não somos máquinas de produtividade. Não conseguimos passar um expediente inteiro com o mesmo nível de concentração.

Por isso, quando sentir que seu corpo e sua mente precisam de uns minutos de ócio, respeite.

Por exemplo, se você está lendo um texto e precisa voltar na frase anterior a cada ponto final, é melhor dar um tempo,

Levante para tomar um café, dê uma volta pelo espaço para ajudar o sangue a circular, complete sua garrafinha de água.

Mesmo que por 5 ou 10 minutos, pare um pouco deixe seu organismo descansar.

O mais importante: não se sinta culpado por fazer pausas durante o expediente.

5 – Organize seu espaço

Você talvez já tenha entrado em um quarto, uma sala ou cozinha e ficou muito incomodado, mas não soube dizer o porquê.

Provavelmente o ambiente estivesse bagunçado.

Pode parecer besteira, mas o ambiente influencia diretamente na sua produtividade. O cérebro se estressa com desorganização e tem dificuldades para se concentrar.

Manter o ambiente de limpo, organizado, positivo e preparado para o trabalho faz com que você se estresse menos e evita distrações.

Atenção para quem faz home office: um desafio para quem faz trabalho remoto é manter o foco estando rodeado de tantas “tentações” como a tv ou a cama.

Então, uma alternativa é sair do ambiente doméstico. Você pode tentar um café ou um espaço de coworking, por exemplo.

6 – Nem todo mundo funciona de 8h às 17h

Eu adoro acordar cedo e produzo muito bem pela manhã. Mas logo depois do almoço… é complicado manter o foco em atividades que exijam muito da minha concentração.

Lá para o meio da tarde tudo volta ao normal, mas sei que vou penar se tiver que virar a noite trabalhando ou estudando.

Por outro lado, conheço muita gente que têm picos de produtividade na madrugada ou gente que fica na segunda marcha nas primeiras horas da manhã.

A verdade é: cada organismo é de um jeito.

Para você descobrir qual é seu momento mais produtivo do dia, a melhor forma que conheço é testando!

Se possível, adapte seu horário de trabalho para aproveitar ao máximo seus picos de produtividade.

7 – Não comece o seu dia com pressa

Imagine que você acabou de conhecer uma pessoa interessante.

Você mal se apresenta e já parte para cima. As chances são que ir com tanta sede ao pote vai te deixar sem água no final das contas.

Isso vale para muita coisa na vida: fazer tudo às pressas, afoito, vai te fazer quebrar a cara uma hora ou outra.

O quebrar a cara pode significar ter uma queda na produtividade.

Por isso, acorde mais cedo, não saia correndo para o trabalho.

Se começar o dia no ritmo frenético, seu cérebro não vai entender o que está acontecendo.

Acorde com tempo para um café da manhã, para ver um vídeo no youtube ou um episódio curto da sua série favorita, ou até mesmo para olhar para o nada por alguns minutos.

Eu, por exemplo, gosto de fazer Crossfit logo cedo, porque sinto que me ajuda muito (vou falar mais sobre atividade física no final deste artigo).

Faça o teste e depois me conte nos comentários: acorde 30 minutos mais cedo, tome um bom café, faça as coisas com calma.

Você vai perceber como vai aproveitar melhor o dia, como vai se preparar melhor e aumentar sua produtividade.

8 – Identifique quanto tempo você passa em cada tarefa

Produtividade  Identifique quanto tempo você passa em cada tarefa

Faça o teste: quanto tempo você acha que demora no banho? Se cronometrar, pode se surpreender com o resultado.

O mesmo vale para as demandas no trabalho.

Uma coisa eu te digo: deixamos demandas importantes para depois porque “só leva uma horinha para fazer isso” – mas essa horinha facilmente se transforma em 2h, 3h.

Seja continuar aquele projeto, se encontrar com um cliente, gravar um vídeo, atualizar as redes sociais da empresa…

“Hugo, mas não posso simplesmente cronometrar tudo o que faço!”

Eu sei, por isso que existem ferramentas que fazem isso por você, como o Rescue Time.

Essa ferramenta te ajuda a identificar quanto tempo você passa em cada atividade. Assim, você tem uma dimensão maior de como gastou seu tempo e pode gerenciar de forma mais eficiente.

9 – Divida seu tempo em ciclos

Essa dica tem tudo a ver com o que eu acabei de falar e vai te ajudar a administrar seu tempo de uma forma tão eficaz que pode te surpreender.

Eu vou te falar duas técnicas sensacionais para aproveitar cada segundo do seu tempo.

A primeira delas é Técnica Pomodoro, que é basicamente quebrar suas demandas em ciclos e se manter focado enquanto estiver em um deles.

Você completa um ciclo quando fica completamente focado por 25 minutos seguidos e faz uma pausa de 5-10 minutos.

Após quatro ciclos, você pode aumentar o tempo de pausa para 15 ou 30 minutos.

A segunda estratégia é trabalhar 90 minutos seguidos.

Um estudo feito pela Universidade da Flórida observou profissionais de elite, como atletas, músicos, atores e constatou que eles fazem três ciclos de 90 minutos diariamente por isso têm um desempenho tão alto.

Ou seja, raramente trabalham mais de 4.5 horas por dia.

A verdade é que durante o dia, passamos de um estado de alerta para fadiga a cada 90 minutos, por isso essa técnica é tão eficaz. Ela aproveita ao máximo esses picos.

Não é quanto tempo você passa trabalhando, mas a qualidade desse tempo.

Tanto para a Técnica Pomodoro quanto para os 90 minutos, você pode usar o TomatoTimer. Nessa ferramenta, dá para ajustar o tempo produtivo e o tempo de pausa.

O legal é que ele apita quando o tempo acaba, então você não perde um segundo.

10 – Foque na solução, não no problema

O cenário é o seguinte: são 22h de um domingo. Você está dirigindo em uma rua não muito movimentada. O pneu fura.

Conseguir sinal de celular não vai ser a coisa mais fácil do mundo. Trocar pneus não é exatamente sua maior habilidade.

Você tem um problema. Já aconteceu. O problema já está lá.

Pensar nele não vai te fazer sair do lugar. Focar no problema pode causar bloqueio criativo e te impedir de ver soluções.

Como você encara uma situação (se pelo problema ou pela solução), tudo a ver com mindset de crescimento.

Mindset é a forma de pensar de uma pessoa, como ela enxerga e reage ao mundo. É sua mentalidade.

Segundo Carol Dweck, autora de Mindset – a nova psicologia do sucesso, há basicamente há dois tipos de mindset – o fixo e o de crescimento.

O fixo consiste na crença de que a inteligência é estática e limitada por talentos de berço, ou seja, a capacidade de alguém de realizar qualquer coisa vem desde o nascimento.

Pessoas com dificuldade em Matemática e mindset fixo, por exemplo, tendem a achar não há nada a ser feito – o potencial vai até ali e pronto.

Essas pessoas ficam paradas no tempo e não avançam porque sua mentalidade não permite – elas temem o fracasso.

Já aqueles com mindset de crescimento encaram desafios como oportunidade de crescimento.

O mindset tem influência direta nos resultados das nossas ações (inclusive, é possível fazer testes online de mindset).

Então, focar na solução dos problemas é coisa de quem tem mindset de crescimento e pretende evoluir com as dificuldades.

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